1. Manajemen
Pengertian dan peranan manajemen
Manajemen yang dikemukakan oleh para ahli seperti Fayaol, Terry, Taylor adalah berbeda-beda, tetapi pada pokoknya semua ini mempunyai pengertian yang sama. Perbedaan yang ada hanyalah terletak pada latar belakang keahlian masing-masing. Sehingga tinjauan manajemennya berasal dari segi yang berbeda pula.
Berikut ini dikemukakan definisi tenteng manajemen yang diberikan oleh Profesor Oie Liang Lee.
Manajemen adalah ilmu dan seni merencanakan, mengorganisasikan, mengarahkan, mengkoordinasikan serta mengawasi tenaga manusia dengan bantuan alat-alat untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
Peranan manajemen
Setiap perusahaan memiliki manajemen. Manajemen sangatlah penting bagi perusahaan-perusahaan baik kecil maupun besar. Karena manajemen memiliki peranan penting yang menentukan keberhasilan dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan untuk diwujudkan bersama. Manajemen yang baik haruslah berperan sesuai situasi dan kondisi pada perusahaan atau organisasi. Itu sebabnya setiap perusahaan harus memiliki orang-orang yang dapat menjalankan peranan-peranan manajemen. Berikut ini adalah Peranan Manajemen yang harus diperankan para Manajer :
1. Peran Interpersonal yaitu hubungan antara manajer dengan orang yang ada disekelilingnya, meliputi :
- Figurehead / Pemimpin Simbol
- Leader / Pemimpin
- Liaison / Penghubung
2. Peran Informasi adalah peran dalam mengatur informasi yang dimiliki baik yang berasal dari dalam maupun luar organisasi, meliputi :
- Monitor / Pemantau
- Disseminator / Penyebar
- Spokeperson / Juru bicara
3. Peran Pengambil Keputusan adalah peran dalam membuat keputusan baik yang ditentukan sendiri maupun yang dihasilkan bersama pihak lain, meliputi :
- Enterpreneur / Kewirausahaan
- Disturbance Handler / Penyelesai Permasalahan
- Resource / Negosiator
Latar belakang sejarah manajemen
Sekarang kita lihat latar belakang sejarah manajemen yang perkembangannya berawal dari Eropa meskipun secara riil manajemen itu sudah ada sebelumnya di Eropa maupun di benua-benua lain.
· Gerakan Manajemen Ilmiah
Perusahaan uang ingin maju selalu berusaha mendapatkan cara-cara yang efisien untuk mengelola produktivitas dan pada saat yang sama menurunkan biaya produksi. Sebelum1880, pengelolaan perusahaan pada umumnya dipandang suatu cara yang biasa, apa adanya, jika tidak dianggap suatu seni. Tetapi sekitar 1885, Frederick W, taylor (1856-1951) merupak salah seorang yang pertama kali mempelajari metode kerja.
Bebrapa tahun sebelum Taylor, henry Fayol (1841-1945) telah menjadi manajer pada sebuah pertambangan batu bara di Prancis. Ia juga mempelajari manajemen, mencari teknik-teknik yang dapat meningkati produksi batu bara. Fayol telah memutuskan bahwa manajemen itu melibatkan perencanaan, pengorganisasian, pemberian perintah, pengkoordinasian dan pengendalian. Secara umum, ia berusaha melakukan sesuatu seperti Taylor, mencari metode-metode yang lebih ilmiah.
Sejak pmunculan bukunya tahun 1911, Taylor dikenal sebagai bapak dan gerakan manajemen ilmiah. Buku yang diterbitkan berjudul The Principles of Scientific Management. Dalam bukunya, Taylor mengemukakan beberapa prinsip manajemen ilmiah untuk melakukan pekerjaan dengan efisien. Prinsip-prinsp tersebut adalah :
Prinsip 1 : semua pekerjaan dapat diobservasi dan dianalisis guna
menentukan satu cara terbaik untuk menyelesaikan.
Prinsip 2 : orang yang tepat untuk memangku jabatan dapat dipilih dan dilatih secara ilmiah.
Prinsip 3 : kita dapat menjamin bahwa cara terbaik tersebut diikuti dengan menggaji pemegang jabatan dengan dasar insentif, yaitu menyamakan gaji dengan hasil kerja.
Prinsip 4 : menempatkan manajer dalam perencanaan, persiapan dan pemeriksaan pekerjaan.
Sebelum taylor menjadi teknisi pimpinan di Midvale Steel Company, ia merintis kariernya dari sebagai buruh biasa. Ia telah mengadakan beberapa eksperimen untuk menentukan standard kerja. Dalam salah satu eksperimennya, ia melatih seorang buruh pengambil bahan besi, yang dapet meningkatkan beban tonase dari 12,5 ton menjadi 47,5 ton per hari. Taylor juga mempelopori penelitian tenteng pengukuran waktu kerja. Menurut dia, pengolahaan yang menghemat tenaga kerja atau produksi masa akan berkurang berarti jika pengolahannya tidak dapat terus melakukanperbaikan atau penyempurnaan dari segi teknis.
Penelitian dari buku Taylor itu telah membuktikan bahwa manajemen dapat dipelajari secara ilmiah oleh siapapun. Ternyata minat masyarakat untuk mempelajari manajemen semakin besar.
Fungsi dan proses manajemen
Dari definisi tentang manajemen tersebut, dapatlah diambil kesimpulan bahwa manajemen mempunyai lima fungsi, yaitu :
1. Perencanaan
2. Pengorganisasian
3. Pengarahan
4. Pengkoordinasian
5. Pengawasan
Kelima mecam fungsi manajemen ini sangat penting di dalam menjalankan semua kegiatan. Semua ini dimaksudkan agar kegiatan apapun yang dilakukan dapat berjalan dengan baik. Sehingga tujuan yang telah ditetapkan dapat tercapai.
Mekanisme kerja dari fungsi-fungsi manajemen tersebut dimulai dengan adanya keinginan, kebutuhan serta informasi. Adanya keinginan dan kebutuhan mendorong seseorang untuk melakukan suatu kegiatan. Maksud tersebut akan lebih terdorong untuk dilakukan bilamana tersedia sejumlah informasi.
Setiap kegiatan yang dilakukan oleh seseorang atau sebuah lembaga tentu mempunyai tujuan; dan untuk mencapai tujuan tersebut perlulah dibuat perencanaan terlabih dahulu. Secara garis besar,perencanaan ini menggambarkan tentang:
a. Apa
b. Bagaimana
c. Mengapa, dan
d. Kapan akan dilakukan
Setelah perencanaan disusun, baru ditetapkan siapa yang akan melakukan, bagaimana pembagian kerjanya, bagaimana wewenang, tanggung jawab serta pertanggung-jawaban masing-masing. Mereka (pelaksana Organisasi) terdiri atas orang-orang yang mempunyai berbagai macam kegiatan, kebutuhan serta pola berfikir yang berbeda-beda. Meskipun sudah diorganisir didalam suatu wadah organisasi, belum tentu kegiatan seseorang searah dengan yang lain. Oleh karena itu, perlulah diadakan pengarahan agar masing-masing bersedia menyumbangkan tenaganya semaksimal mungkin untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
Jadi untuk mencapai tujuan harus ada kegiatan, dalam mana kegiatan-kegiatan yang sama disatukan didalam suatu wadah yang disebut fungsi. Tentu saja fungsi yang harus dilakukan banyak dan berbeda-beda. Oleh karena itu, fungsi-fungsi yang berbeda-beda ini perlu dikoordinasikan sedemikian rupa, agar supaya tidak terdapat kontradiksi antara fungsi yang satu dengan lainnya untuk menuju kepada sasaran yang sama.
Sebuah rencana yang sudah ditetapkan sekarang dimaksudkan untuk dilaksanakan pada waktu-waktu mendatang. Keadaan/waktu yang akan datang, yang penuh dengan ketidak-pastian ini sering menimbulkan berbagai akibat yang menyimpang, sehingga hasil kerja yang telah dicapai tidak sesuai dengan apa yang telah direncanakan. Untuk menghilangkan atau menjaga agar penyimpangan yang terjadi tidak terlampau jauh dari rencananya, maka perlulah diadakan pengawasan/pengendalian.
Namun demikian tidaklah berarti bahwa tugas pengawasan hanyalah menjaga agar penyimpanan tidak terlalu jauh melampaui standard yang telah ditetapkan, tetapi mencakup pula kegiatan-kegiatan untuk mencari kemungkinan terjadinya penyimpangan, dan mencegah agar penyimpangan tersebut tersebut tidak terjadi.
Dalam jangka panjang, mekanisme kerja dari fungsi-fungsi manajemen ini berjalan secara kronologis seperti uraian di muka; sedangkan dalam jangka pendek akan berjalan secara bersama-sama. Setelah fungsi terakhir (pengawasan) selesai dilakukan, maka kegiatan berikutnya dilakukan dengan mengadakan perencanaan lagi.
Proses Manajemen
Adalah rangkaian aktivitas perencanaan dan pengawasan kinerja suatu proses, terutama proses bisnis. Manajemen proses mengaplikasikan pengetahuan, ketrampilan, peralatan, teknik, serta sistem untuk mendefinisikan, memvisualisasikan, mengukur, mengontrol, melaporkan, dan memperbaiki proses dengan tujuan meningkatkan keuntungan atau laba.
Ada 4 asumsi yang menghambat proses manajemen kinerja :
1. Asumsi mengenai peranan manajer
2. Asumsi sebagai evaluasi
3. Asumsi sebagai promosi
4. Asumsi sebagai interaksi
Ciri-ciri manajer profesional
Dalam lingkungan bisnis sekarang, para manajer profesional, baik dalam sektor publik maupun swasta tidak bisa mengabaikan sistem operasi. Sistem operasi sudah menjadi sangat vitalbagi manajemen, organisasi, operasi dan produk-produk berbagai organisasi terlalu penting untuk diserahkan hanya kepada teknisi. Tak dapat kita pungkiri bahwa jumlah manajer profesionaldalam sektor bisnis, pemerintah, politik atau sosial di indonesia masih sangat sedikit. Dan yang lebih memprihatinkan lagi adalah adanya kecenderungan ke arah globalisasi, ciri-ciri manajer profesional haruslah :
- Berpendidikan
- Pelatihan
- Pengalaman
- Dan yang terpenting adalah memiliki minat dan dorongan untuk bersedia memaikan peranan tersebut
Manajer mana yang profesional dituntut mempunyai sifat dan sikap sebagai berikut :
1. Mempunyai rasa percaya diri sendiri berarti menyadari bahwa seorang mempunyai kemampuan terntentu dan optimis dapat melakukan kegiatan atau usaha tertentu.
2. Berpandangan jauh kedepan seorang manajer yang profesional haruslah memiliki visi.
3. Berwawasan luas.
4. Berorientasi pada pencapaian tujan dan hasil.
Keterampilan Manajemen Yang Dibutuhkan
Kepemimpinan dibagi menjadi berikut :
1. Level Top Leader / Top Management
Pimpinan puncak, misalnya, direktur utama, melakukan tugas yang bersifat konseptual.
2. Level Middle Leader / Middle Management
Golongan menengah, misalnya, staf produksi, manajer keuangan. Melakukan konseptual sebagai penjabaran dari top management, juga melakukan pekerjaan tersebut.
3. Lower Leader / Lower Management
Golongan bawah, misalnya, supervisor, mandor dan pelaksana teknis. Harus menguasai teknis walaupun secara konseptual tidak begitu penting.
2. Organisasi
· Definisi Organisasi
Pengorganisasian (organizing) merupakan proses penyusunan anggota dalam bentuk struktur organisasi untuk mencapai tujuan organisasi dengan sumber daya yang dimiliki dan lingkungan yang melingkupinya baik intern maupun ekstern. Dua aspek pertama dalam organisasi yaitu departementasi dan pembagian kerja yang merupakan dasar proses pengorganisasian.
James D. Mooney mengatakan “Organisasi yaitu bentuk setiap perserikatan manusia untuk mencapai tujuan bersama,” sedang Chester I. Barnard memberikan pengertian organisasi yaitu suatu sistem aktivitas kerjasama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih.
Organisasi merupakan proses untuk merancang struktur formal, mengelompokan dan mengatur serta membagi tugas diantara para anggota untuk mencapai tujuan.
Jadi organisasi dapat didefinisikan sebagai berikut :
Ø Organisasi dalam arti badan yaitu kelompok orang yang bekerja sama untuk mencapai tujuan tertentu.
Ø Organisasi dalam arti bagan yaitu gambaran skematis tentang hubungan kerjasama dari orang-orang yang terlibat dalam organisasi untuk mencapai tujuan bersama.
Unsur-unsur dasar yang membentuk organisasi yaitu :
v Adanya tujuan bersama
v Adanya kerjasama dua orang atau lebih
v Adanya pembagian tugas
v Adanya kehendak untuk bekerja sama
· Pentingnya mengenal organisasi
Macam organisasi dari segi tujuan dan luas wilayahnya organisasi niaga
Organisasi yang tujuan utamanya mencari keuntungan, macam-macamnya yaitu :
- Perseroan Terbatas (PT)
- Perseroan Komanditer (CV)
- Firma (FA)
- Koperasi
- Join Ventura
- Holding Company
· Bentuk-bentuk organisasi
Dalam suatu organisasi dengan segala aktivitasnya, terdapat hubungan di antara orang-orang yang menjalankan aktivitas tersebut. Makin banyak kegiatan yang dilakukan dalam suatu organisasi, makin kompleks pula hubungan-hubungan yang ada. Untuk ini perlu dibuat suatu bagan yang menggambarkan tentang hubungan tersebut termasuk hubungan antara masing-masing kegiatan atau fungsi. Bagan yang dimaksud dinamakan bagan organisasi atau struktur organisasi. Yang menjadi dasar dalam organisasi ini adalah pembagian kekuasaan (authority) dan tanggung jawab (responsibility). Bagan organisasi memperlihatkan tentang susunan fungsi-fungsi dan dapertementasi yang menunjukkan hubungan kerja sama.
Bagan ini menggambarkan lima aspek utama suatu struktur organisasi, yaitu :
a. Pembagian kerja
b. Rantai perintah
c. Tipe pekerjaan yang dilaksanakan
d. Pengelompokkan segmen-segmen pekerjaan
e. Tingkatan manajemen
Untuk lebih jelas lagi, dapatlah dilihat pada masing-masing bentuk struktur organisasi. Bentuk-bentuk organisasi dapat dibedakan atas :
§ Organisasi Garis
Merupakan bentuk organisasu tertua dan paling sederhana, diciptakan oleh Henry Fayol. Organisasi ini biasanya dipakai oleh perusahaan atau organisasi kecil.
a. Kebaikan Organisasi Garis
- Adanya kesatuan dalam pimpinan dan perintah.
- Proses pengambilan keputusan cepat.
- Rasa solidaritas tinggi.
- Menghemati biaya sebab pengawasan dari berbagai kegiatan hanya dilakukan hanya seorang saja.
b. Keburukan Organisasi Garis
- Kurangnya kerjasama antara masing-masing bagian.
- Adanya kecenderungan pimpinan bertindak secara otokratis.
- Kesempatan karyawan untuk berkembang terbatas.
§ Organisasi Garis dan Staf
Merupakan kombinasi yang diambil dari keuntungan-keuntungan adanya pengawasan secara langsung dan spesialisasi dalam perusahaan. Staf yaitu orang yang ahli dalam bidang tertentu yang tugasnya memberi nasihat dan saran dalam bidang kepada pejabat pimpinana di dalam organisasi.
a. Kebaikan Organisasi Garis dan Staf
- Staf dapat mendidik para petugas.
- Prisip penempatan orang yang tepat pada posisi yang tepat pula.
- Koordinasi lebih baik karena adanya pembagian tugas yang terperinci.
- Adanya kesatuan dalam pimpinan sehingga menciptakan aliran kekuasaan dengan jelas.
b. Keburukan Organisasi Garis dan Staf
- Kesatuan komando berkurang.
- Staf dapat ikut disalahkan apabila saran yang diberikan tidak memperoleh hasil.
- Rasa solidaritas menjadi berkurang, karena karyawan tidak saling mengenal.
§ Organisasi Fungsional
Organisasi ini disusun atas dasar fungsi yang harus dilakukan. Organisasi ini dipakai pada perusahaan yang pembagian tugasnya dapat dibedakan dengan jelas.
a. Kebaikan Organisasi Fungsional
- Pembidangan tugas juga makin jelas.
- Koordinasi berjalan dengan lancar dan tertib.
- Spesialisasi karyawan lebih efektif dijalankan dan dikembangkan.
- Solidaritas kerja, semangat kerja karyawan tinggi.
b. Keburukan Organisasi Fungsional
- Koordinasi menyeluruh sukar dilaksanakan.
- Tidak ada hubungan garis secara langsung dengan atasan.
- Kesulitan-kesulitan yang timbul tidak dapat secara cepat diatasi.
§ Organisasi Matrik
Digunakan berdasarkan struktur organisasi garis dan staf yang sudah ada. Organisasi matrik, juga disebut organisasi manajemen proyek, dapat didefinisikan sebagai struktur organisasi dimana para spesialis dari bagian-bagian yang berbeda disatukan untuk mengerjakan proyek khusus.
a. Kebaikan Organisasi Matrik
- Luwes.
- Memberikan utama untuk memusatkan perhatian pada masalah-masalah utama yang spesifik atau persoalan teknis yang unik.
- Memberikan alat inovasi tanpa menggaggu struktur organisasi yang ada.
b. Keburukan Organisasi Matrik
- Adanya pendekatan ini melanggar prinsip kesatuan perintah yang tradisional.
- Manajer proyek dapat menjumpai kesulitan dalam mengembangkan tim terpadu dari orang-orang yang berasal dari bagian-bagian yang berbeda.
- Konflik dapat muncul antara manajer proyek dengan manajer-manajer bagian lain.
· Prinsip-prinsip Organisasi
Berkaitan dengan pembentukan atau penyusunan suatu organisasi, maka perlu diperhatikan beberapa prisip-prinsip asas organisasi. Diantaranya adalah :
1. Perumusan tujuan yang jelas.
Tujuan dan arah merupakan hal yang sangat penting dalam pembentukan suatu organisasi.
2. Pembagian kerja.
dalam pembentukan suatu organisasi harus terlihat dengan jelas pembagian kerja dari masing-masing unit organisasi.
3. Delegasi kekuasaan.
Dengan adanya pembagian tersebut yang jelas maka akan terlihat pula garis komando dan dilegasi kekuasaan dari masing-masing unit kerja.
4. Rentang kekuasaan.
Merupakan penjabaran dari pendelegasikan suatu kekuasaan.
5. Tingkat pengawasan.
Penggambaran tingkat pengawasan yang timbul antara atasan dengan sub bawahan harus terlihat dalam struktur organisasi tersebut.
6. Kesatuan perintah dan tanggung jawab.
Dengan tergambarnya struktur organisasi yang jelas maka kesatuan perintah atau komando akan terlihat pula.
· Keterampilan manajemen yang dibutuhkan
Kepemimpinan dibagi menjadi berikut :
1. Level Top Leader / Top Management
Pimpinan puncak, misalnya, direktur utama, melakukan tugas yang bersifat konseptual.
2. Level Middle Leader / Middle Management
Golongan menengah, misalnya, staf produksi, manajer keuangan. Melakukan konseptual sebagai penjabaran dari top management, juga melakukan pekerjaan tersebut.
3. Lower Leader / Lower Management
Golongan bawah, misalnya, supervisor, mandor dan pelaksana teknis. Harus menguasai teknis walaupun secara konseptual tidak begitu penting.
· Sebab keberhasilan dan kegagalan organisasi
Salah satu faktor penentu keberhasilan atau kegagalan organisasi adalah Faktor Sumber Daya Manusia (SDM). Keunggulan mutu bersaing sebuah organisasi sangat ditentukan oleh mutu SDM-nya. Penangan SDM haruslah dilakukan secara menyeluruh dalam rangka sistem pengelolaan SDM yang bersifat strategis, integrated, interrelated, dan unity. Organisasi sangatmembutuhkan SDM yang kompeten, memiliki kompetisi tertentu yang dibutuhkan untuk menunjang keberhasilan pelaksanaan pekerjaan.
Daftar Referensi :
1. DR. BASU SWASTHA DH., SE., MBA. IBNU SUKOTJO W. SE., PENGANTAR BISNIS MODERN, LIBERTY, YOGYAKARTA, 1993
2. RAHMANELIESER. BLOGSPOT. COM /2010/10......
Tidak ada komentar:
Posting Komentar